C’est la fiche d’identité de l’établissement. Ces informations ne sont pas décoratives : votre nom devient celui du calendrier que vos clients ajoutent à leur agenda, votre adresse e-mail devient celle de l’organisateur du rendez-vous, et votre site vitrine est l’adresse vers laquelle le client est renvoyé après un paiement.

Vous composez ici la liste des moyens de paiement proposés à la caisse. Chaque ligne ajoutée devient un bouton dans le Manager. Donnez-lui un nom parlant pour votre équipe, et choisissez son type : c’est le type, non le nom, qui détermine ce que Hivebook fait réellement.

Vos terminaux de paiement

Si vous proposez le type Carte bancaire (TPE), déclarez chaque terminal : un nom, pour que l’agent choisisse celui qui est devant lui, et son adresse sur le réseau local, avec le port si votre installation l’exige. Demandez une adresse fixe à la personne qui gère votre réseau : une adresse attribuée automatiquement change au redémarrage, et le terminal devient injoignable du jour au lendemain.

Vos conditions de paiement

Chaque condition ajoutée devient une case à cocher sur la commande, avec le texte que vous saisissez. Le type de vente choisit où elle apparaît : partout, ou seulement sur les activités, les bons cadeaux ou les ventes de boutique. Le client ne voit que les conditions générales et celles de son type de commande.

Un seul réglage : les catégories de produits auxquelles seront rattachés les codes promos que votre équipe crée depuis le Manager. Laissé vide, un code s’applique à tout votre catalogue.

C’est le garde-fou qui évite qu’une remise pensée pour les activités s’applique aussi aux cartes cadeaux ou à la boutique. Il ne concerne que les codes créés dans le Manager : le coupon généré par un bon cadeau n’a, lui, aucune restriction de catégorie.

Cette liste est celle que votre équipe voit en caisse quand elle veut accorder un geste commercial. Rien d’autre ne sera proposé : ce que vous n’inscrivez pas ici ne peut pas être accordé.

Cet onglet ne contient aucun texte d’e-mail : il définit l’enveloppe commune à tous les messages envoyés par Hivebook — confirmations de rendez-vous, remboursements, documents, bons cadeaux et codes de connexion. Les contenus, eux, se règlent sur chaque produit ou dans l’onglet concerné.

Un aperçu se met à jour sous les champs à mesure que vous changez les couleurs. Il n’y a rien à y saisir : il sert à vérifier le logo, les contrastes et la tenue générale.

Vous cochez ici les canaux de remboursement autorisés. Si aucun n’est coché, aucun remboursement n’est possible : c’est la première chose à vérifier quand un agent dit ne pas pouvoir rembourser. Par ailleurs, une commande n’est éligible que si elle est en traitement, terminée, ou déjà partiellement remboursée.

Chaque canal coché dispose ensuite de ses propres notifications : un e-mail et un SMS, activables séparément, avec objet, titre et contenu. Vous pouvez donc annoncer un virement autrement qu’un remboursement immédiat en espèces. Un aperçu accompagne chaque modèle.

Les textes acceptent ces variables, remplacées à l’envoi : [order_id], [date], [montant], [motif], [type], [client_nom], [client_prenom], [client_mail] et [client_telephone].

Trois réglages qui décident comment votre équipe se connecte au Manager et combien de temps elle y reste connectée.

Deux services externes, à activer séparément : Hiboutik pour les devis et les factures, Brevo pour l’envoi des e-mails et des SMS. Cocher la case ne suffit pas : un service n’est considéré comme actif que si ses identifiants sont tous renseignés. Hivebook les vérifie à l’enregistrement et affiche l’état de chaque service.

Hiboutik — devis et factures

Renseignez le compte, c’est-à-dire le sous-domaine de votre espace Hiboutik sans .hiboutik.com, puis l’identifiant et la clé d’accès à l’interface. Enregistrer une clé valide déclenche la vérification du service puis la synchronisation de vos produits, qui se poursuit en arrière-plan.

Chacun des trois documents — devis, factures, notes de crédit — dispose de son propre e-mail et de son propre SMS, activables séparément, avec objet, titre et contenu. Les textes acceptent le numéro de document, celui de la commande, la date, la date de validité pour un devis, le montant, et les coordonnées du client.

Documents PDF

La mise en page des documents est produite par l’application Documents PDF de votre compte Hiboutik. Activez l’option, collez le token affiché dans cette application, puis saisissez l’intitulé exact de vos trois modèles — devis, facture, note de crédit. Un intitulé approximatif et le document ne sort pas : copiez-le depuis Hiboutik plutôt que de le retaper.

Brevo — e-mails et SMS

La clé API autorise les envois ; elle est vérifiée à l’enregistrement. L’expéditeur est le nom que vos clients verront ; pour les SMS, accents et symboles sont retirés et le nom est ramené à onze caractères, choisissez-le donc court et lisible. L’e-mail expéditeur est l’adresse d’envoi.

De quoi fermer la réservation le temps d’une intervention, en expliquant la situation plutôt qu’en laissant une erreur s’afficher.

Une alerte reste visible dans l’administration pendant toute la maintenance, avec de quoi la désactiver en un clic — difficile de l’oublier. Votre équipe peut aussi couper le seul Widget depuis le Manager, sans passer par ici : Hivebook ajuste alors le mode tout seul.

Collez ici vos identifiants de mesure d’audience. Hivebook pose la balise et envoie l’achat quand une réservation est payée.

Un identifiant mal formé est refusé à l’enregistrement, ce qui évite une mesure silencieusement inactive. Les balises ne sont posées que sur les pages publiques — jamais dans l’administration ni dans les échanges techniques — et l’achat n’est transmis que pour une commande réellement payée.

Deux durées, dont la première a un effet direct sur vos ventes.