Caisse
Vendre au comptoir, encaisser une réservation, rembourser.
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Dans cette page
La caisse regroupe toutes les transactions de la journée, qu’elles viennent d’une réservation, d’un bon cadeau ou d’une vente directe au comptoir. Les moyens de paiement proposés sont exactement ceux déclarés dans Réglages → Hivebook → Paiements.
1. Les ventes du jour
Le bandeau annonce le volume de la journée : « 14 ventes • 1 240,00 € ». Comme pour le planning, la navigation se fait jour par jour et la recherche porte sur tout l’historique.
| Repère | Signification |
|---|---|
| Badge Réservation | La vente provient d’une réservation du planning. |
| Badge Bon cadeau | La vente correspond à l’achat d’un bon cadeau. |
| Aucun badge | Vente directe au comptoir, créée depuis la caisse. |
| Statut | Brouillon, Payée, Impayée, Remboursée ou Annulée. |
| Dû 18,00 € | Montant restant à encaisser sur la vente. |
| Invité | Vente sans client rattaché. Acceptable au comptoir, bloquant pour une facture nominative. |
Filtres de la caisse
- Moyen de paiement : utile pour rapprocher la caisse physique ou le journal du TPE.
- Statut des ventes : isoler les impayés avant la clôture.
Gestes rapides sur une ligne
| Action | Effet |
|---|---|
| Payer | Ouvre directement le choix du moyen de paiement. |
| Client | Rattache ou modifie le client de la vente. |
| Annuler | Passe la vente en Annulée. Les paiements partiels doivent être traités en remboursement. |
| Supprimer | Efface la vente. Irréversible, réservé aux erreurs de saisie. |
2. Créer une vente au comptoir
AccèsManager → Caisse → Ajouter
- Choisir les articles. La grille présente les produits de la Boutique avec leur stock : « 7 en stock », « Hors stock » ou « 3 variantes ».
- Sélectionner la variante si l’article est un produit variable. Une fenêtre liste les combinaisons achetables.
- Ajuster les quantités dans le panier.
- Ajouter le client si la vente doit être nominative ou facturée.
- Appliquer un code promo ou une remise globale si nécessaire.
- Valider : le bouton affiche Payer 48,00 €, ou Valider la vente si le total est nul.
Panier et commande. Le panier devient une commande de la boutique dès la validation. Tant que la vente n’est pas payée, elle reste visible en Impayée dans la caisse : rien n’est perdu si le client s’absente le temps de chercher son moyen de paiement.
3. Le détail d’une commande
Qu’elle vienne d’une réservation, d’un bon cadeau ou du comptoir, toute vente s’ouvre sur le même écran de commande.
| Bloc | Contenu |
|---|---|
| Client | Coordonnées et adresse de facturation. Invité si aucun client n’est rattaché. |
| Articles | Lignes vendues, quantités et remises appliquées ligne par ligne. |
| Codes promo | Coupons appliqués et montant de remise correspondant. |
| Remise globale | Geste commercial appliqué à l’ensemble de la commande. |
| Récapitulatif | Sous-total, codes promo, total, payé, en attente de paiement, bon cadeau généré, remboursé, paiement net, reste à payer, crédit. |
| Documents | Devis, facture et avoirs disponibles au format PDF. |
| Notes de commande | Historique technique et commercial de la commande. |
| Statut de commande | Signification |
|---|---|
| Brouillon | Panier non encore validé. |
| Attente paiement | Commande créée, paiement non reçu. Soumise au délai d’expiration des commandes. |
| En attente | Paiement annoncé mais non confirmé, typiquement un virement. |
| En cours | Paiement reçu, prestation à réaliser. |
| Terminée | Commande soldée. |
| Annulée / Remboursée / Échouée | États terminaux, conservés dans l’historique. |
4. Encaisser
Le bouton Payer ouvre la liste Payer par. Un moyen indisponible apparaît avec un avertissement rouge plutôt que d’être masqué : vous savez ainsi pourquoi il ne peut pas être utilisé.
| Moyen | Écran du Manager | À contrôler |
|---|---|---|
| Espèces | Saisie des espèces reçues, calcul automatique du rendu et du reste dû. | Le fond de caisse attendu, consultable dans les statistiques. |
| Carte bancaire (TPE) | Montant à envoyer, puis Envoyer au TPE et confirmation manuelle du résultat. | Le poste doit être sur le même réseau que le terminal déclaré. |
| Passerelle Web | Génère un lien de paiement à envoyer par e-mail ou à partager. | Le moyen disparaît de la liste dès qu’un paiement fractionné existe sur la commande. |
| Chèques-vacances papier | Saisie du montant reçu. | Conservez les titres ; aucun contrôle automatique n’est effectué. |
| Chèques-vacances Connect | Affiche un QR Code à scanner par le client et suit le statut : création, autorisation, paiement validé. | Une erreur de génération du QR Code signale un problème de configuration du service. |
| Virement | Saisie du montant reçu. | Ne validez qu’après contrôle bancaire : aucun appel à la banque n’est effectué. |
| Externe | Saisie du montant de la transaction d’un service tiers. | Documentez la preuve de paiement dans les notes de commande. |
| Multiple | Liste des paiements, total payé et reste dû. Ajoutez autant de lignes que nécessaire. | Vérifiez que le reste dû atteint zéro avant de valider la vente. |
Payer avec ANCV Connect
Lire le guide ANCV Connect
Partagez le guide illustré avec le client pour l’aider à valider son paiement.
Exemple — règlement en trois moyens. Total 120 €. Choisissez Multiple, ajoutez 40 € en chèques-vacances, 30 € en espèces puis 50 € par carte. Le reste dû passe à 0,00 € et le bouton Valider la vente devient actif. Chaque ligne reste visible dans la commande et peut être supprimée individuellement en cas d’erreur.
Erreur TPE. Le message « Le TPE d’adresse IP … est injoignable » est un problème réseau, pas un problème Hivebook. Vérifiez que le terminal est allumé, connecté, et que l’adresse déclarée dans les réglages correspond toujours à la réalité.
Lien de paiement. Le lien peut être envoyé par e-mail au client ou partagé par un autre canal. Une fois envoyé, le Manager confirme la destination. Pensez au délai d’expiration des commandes : un lien envoyé le soir sur une commande à 10 minutes d’expiration ne sera plus utilisable.
5. Remises et codes promos
| Avantage | Où il est défini | Comment l’appliquer |
|---|---|---|
| Code promo | Créé dans Menu → Code promo ou dans l’administration de la boutique. | Ajouter un code promo sur la commande, puis recherche par code. |
| Remise globale | Liste prédéfinie dans Réglages → Hivebook → Remises, ou créée dans Menu → Remises globales. | Ajouter une remise globale, puis choix dans la liste ou saisie d’un montant. |
| Bon cadeau | Vendu comme un bon cadeau Hivebook. | Saisi comme un code promo : le solde du bon est décompté. |
Code promo refusé. Le message « Impossible d’appliquer ce code promo » couvre quatre cas : code déjà appliqué, code expiré, limite d’utilisation atteinte, ou catégorie de produit non autorisée. La restriction par catégories est globale et se règle dans Réglages → Hivebook → Coupons.
6. Documents
| Document | Quand il est disponible | Envoi |
|---|---|---|
| Devis | Réservation enregistrée en devis. | À vous-même ou au client, par e-mail. |
| Facture | Commande payée. | À vous-même, au client, ou par partage système. |
| Avoir | Après un remboursement. | À vous-même ou au client, par e-mail. |
Chaque document peut être consulté dans le Manager, téléchargé en PDF puis renvoyé. Les objets, titres et contenus des e-mails se règlent dans Réglages → Hivebook → Services, section Notifications Hiboutik.
Pas de PDF ? La génération des documents dépend du service Hiboutik et de l’application Documents PDF. Contrôlez l’état du service dans Menu → Services avant d’appeler le support.
7. Rembourser
AccèsCommande → Effectuer un remboursement
Une commande doit être en traitement, terminée ou déjà partiellement remboursée pour être éligible. Les modes proposés sont ceux cochés dans Réglages → Hivebook → Remboursements ; si aucun n’est coché, le remboursement est impossible.
- Choisir les lignes. Saisissez la quantité et le montant à rembourser par ligne, ou utilisez Tout rembourser.
- Choisir le mode. Passerelle web, carte bancaire, espèces, virement ou bon cadeau.
- Décider du restockage. Activez Restocker seulement si l’article ou la capacité doit réellement redevenir disponible.
- Saisir un motif. Facultatif techniquement, indispensable en pratique pour la traçabilité.
- Pour un bon cadeau, indiquez s’il doit être envoyé au client.
- Valider. Le Manager confirme le montant remboursé et l’avoir devient disponible.
Opération irréversible. Le remboursement est définitif. La fenêtre de confirmation rappelle le montant exact : relisez-le. Un remboursement par passerelle web n’est possible que si la passerelle déclare cette capacité ; dans le cas contraire, choisissez un mode manuel et effectuez l’opération dans votre outil bancaire.
Exemple — annulation météo. Réservation de 3 adultes à 75 €, payée par carte en ligne. Ouvrez la commande, Tout rembourser, mode Passerelle Web, motif « Annulation météo du 12/07 », restockage activé pour libérer les places. Vérifiez ensuite dans la fiche réservation que le reste à rembourser est à zéro et que les ressources sont bien libérées sur le créneau.