Rendez-vous
Créer, contrôler et clôturer une réservation.
Accès quotidienManager → PlanningAccès avancéBoutique → Rendez-vous
Créer une réservation dans le Manager
- Choisir l’activité, puis une date et un créneau encore disponible.
- Sélectionner les tarifs et quantités ; le Manager recalcule coût et consommation de ressources.
- Ajouter les extras, puis sélectionner ou créer le client.
- Si la décharge est active, recueillir les participants et l’acceptation des clauses.
- Contrôler le récapitulatif, enregistrer, puis encaisser ou envoyer le lien approprié.
Statuts et points de contrôle
Hivebook expose les étapes Attendu, Non-présentation, Check-in, les points personnalisés du produit, puis Check-out. Les points personnalisés peuvent demander une confirmation et apparaître dans les totaux. Hivebook préserve explicitement le vrai point de contrôle lors des sauvegardes techniques.
Configuration avancée d’un rendez-vous
| Onglet | Champs | Quand intervenir |
|---|---|---|
| Général | Commentaire, activation devis, date de validité. | Pour une demande spéciale ou un paiement différé. |
| Tarifs | Identifiant, nom, quantité, ressources, groupes. | Ces valeurs figent la composition réellement réservée. |
| Commandes | Commandes supplémentaires liées. | Si plusieurs commandes financent le même rendez-vous. |
| Décharge | Activée, signée, liste des participants. | Pour contrôler la conformité de l’accueil. |
Emails et calendrier
La fiche du rendez-vous affiche l’état d’envoi de l’email initial, du rappel et du suivi. L’export ICS reprend le nom de l’entreprise, l’adresse email, le site, les horaires réels, la description et le point de rendez-vous. Avec des coordonnées valides, il fournit aussi la géolocalisation.
Annulation et paiement. Une annulation peut annuler une commande encore en attente/échec. Pour une commande en attente avec paiement partiel, Hivebook peut ajouter une déduction du montant non facturé puis clôturer la commande. Vérifiez toujours le reste à payer avant de confirmer.