Planning
La journée d’exploitation, de l’ouverture au check-out.
1. Lire le planning du jour
Le planning affiche une seule journée à la fois. Le bandeau donne la date, le nombre de réservations et le nombre total de personnes attendues : « 12 réservations • 38 pers. ». Les boutons Jour préc. et Jour suiv. décalent d’une journée ; l’icône de la boutique en haut à gauche revient à aujourd’hui.
Structure de la liste
| Élément | Signification |
|---|---|
| Segments en haut de liste | Un onglet par créneau de la journée (09:00, 11:30, 14:00…). Permet de sauter directement au départ concerné. |
| Bandeau de créneau | Horaire, puis l’avancement des points de contrôle sous la forme 3/8 pour chaque étape. |
| Barre de couleur | Couleur de l’activité. Elle devient grise lorsque la réservation est sortie (check-out), absente (no-show) ou annulée. |
| Badge de statut | Payée, Dû 25,00 €, Remb. 12,00 €, Devis ou Annulée. |
| Ligne ressources | Matériel réservé par la ligne, pour préparer le départ sans ouvrir la fiche. |
| Ligne extras | Options vendues avec la réservation. |
| Avertissement | Mention en orange lorsque la décharge de responsabilité est exigée et non signée. |
| Icônes de contrôle | Progression de la réservation dans la chaîne des points de contrôle. |
Gestes rapides sur une ligne
| Geste | Action proposée | Quand l’utiliser |
|---|---|---|
| Glisser vers la droite | Appeler le client. | Retard, météo, changement de créneau. |
| Glisser vers la gauche | Point de contrôle suivant, et Payer si un montant reste dû. | Accueil du client au comptoir. |
| Appui sur la ligne | Ouvre la fiche réservation. | Détail, modification, documents. |
2. Filtrer et rechercher
| Section du filtre | Contenu | Usage |
|---|---|---|
| Type d’activités | Toutes les activités réservables de la Boutique. | Isoler un parcours quand plusieurs départs se chevauchent. |
| Statut des réservations | Impayé, Payé, Achevé, Annulé. | Faire le tour des impayés avant la fermeture. |
| Point de contrôle | Les étapes du produit, y compris les points personnalisés. | Afficher uniquement les clients encore attendus. |
Les filtres restent actifs lorsque vous changez de jour. Si le planning paraît vide alors que des réservations existent, le message « Il n’y a aucune réservation enregistrée ce jour avec les filtres appliqués » doit vous faire ouvrir les filtres en premier réflexe.
La recherche (bouton Rechercher) ne tient pas compte de la date affichée : elle cherche par numéro de réservation, nom, prénom ou e-mail sur l’ensemble de l’historique. C’est la bonne entrée pour « le client a réservé la semaine dernière ».
3. Créer une réservation
Le parcours de création reprend les étapes du Widget, enrichies des droits de l’équipe : forçage de quota, devis, remise et paiement différé.
| Étape | Écran | Ce que vous y faites |
|---|---|---|
| 1 | Choix de l’activité | Sélectionner le produit réservable. L’étape est masquée si une seule activité est éligible. |
| 2 | Date & Heure | Choisir une date disponible puis un créneau. Les créneaux pleins sont marqués Complet. |
| 3 | Tarifs | Saisir les quantités par ligne tarifaire. Le compteur Disponible : n s’ajuste en direct. |
| 4 | Extras | Ajouter les options du produit, avec choix de variante si nécessaire. |
| 5 | Informations client | Rechercher un client existant, ou saisir une nouvelle fiche. Option Envoyer la facture par email. |
| 6 | Décharge de responsabilité | Étape présente seulement si le produit l’exige : noms des participants et signature. |
| 7 | Récapitulatif | Contrôler activité, extras et total, choisir de notifier le client, puis enregistrer ou passer en devis. |
Forcer un dépassement
Lorsque la quantité demandée dépasse une limite, le Manager n’interdit pas la saisie : il avertit et laisse décider.
| Message | Limite dépassée | À vérifier avant de forcer |
|---|---|---|
| « Vous avez dépassé le quota de personnes sur une ligne tarifaire » | Nombre de personnes autorisé par le tarif. | Les bornes minimum et maximum d’un tarif de groupe. |
| « Vous avez dépassé le quota des ressources sur une ligne tarifaire » | Matériel réellement disponible. | Qu’il existe physiquement assez de matériel, ou qu’un retour est prévu à temps. |
| « Vous avez dépassé le quota de personnes sur ce créneau (n pers.) » | Capacité du créneau. | L’encadrement disponible et les règles de sécurité. |
Devis plutôt que réservation
Au récapitulatif, activez Devis et renseignez une date de validité. La réservation est enregistrée avec le statut Devis ; aucun paiement n’est attendu immédiatement. Le PDF peut ensuite être envoyé au client ou à vous-même depuis la commande.
4. La fiche réservation
La fiche rassemble tout ce qui concerne une réservation. Elle s’ouvre en appuyant sur une ligne du planning ou depuis la recherche.
| Bloc | Contenu | Actions disponibles |
|---|---|---|
| Réservation | Numéro, statut, date de validité du devis, état de la décharge. | Signer la décharge, modifier la date de validité. |
| Note | Commentaire interne visible par l’équipe. | Ajouter ou modifier la note. |
| Activité | Produit, date, heure — ou nuit pour un séjour. | Modifier la réservation. |
| Tarifs | Composition réellement réservée, ligne par ligne. | Lecture ; la modification passe par Modifier la réservation. |
| Ressources | Matériel consommé par la réservation. | Lecture. |
| Commandes | Total, remboursé, reste à payer, reste à rembourser. | Afficher les détails ouvre la commande : paiements, remises, documents. |
| Client | Entreprise, nom, téléphone, e-mail, adresse. | Appeler, modifier la fiche client. |
| Points de contrôle | Chaîne d’avancement de la réservation. | Basculer l’interrupteur de l’étape suivante. |
| Action | Effet | Précaution |
|---|---|---|
| Actualiser | Relit la réservation et sa commande. | À faire avant toute action si plusieurs postes travaillent en parallèle. |
| Modifier la réservation | Rouvre le parcours en 7 étapes. | Une confirmation est demandée si la réservation est déjà Achevée. L’option Notifier le client est proposée au récapitulatif. |
| Annuler la réservation | Passe la réservation en Annulée et libère les ressources. | Irréversible. Une commande en attente peut être annulée ou soldée automatiquement — vérifiez le reste à payer avant. |
| Supprimer la réservation | Efface la réservation. | Irréversible et réservé aux erreurs de saisie. Préférez l’annulation pour conserver l’historique. |
5. Points de contrôle
Les points de contrôle tracent l’avancement du client dans la prestation. La chaîne est toujours la même : Attendu, Check-in, les points personnalisés du produit dans leur ordre de configuration, puis Check-out.
| Étape | Signification | Comportement |
|---|---|---|
| Attendu | État initial de toute réservation. | Non comptabilisé dans les totaux de créneau. |
| Check-in | Le client est arrivé et pris en charge. | Compté dans les totaux affichés sur le bandeau de créneau. |
| Points personnalisés | Étapes propres à l’activité : briefing sécurité, matériel remis, navette… | Définis sur le produit, avec icône, demande de confirmation et affichage ou non dans les totaux. |
| Check-out | Prestation terminée, matériel rendu. | Demande toujours une confirmation. Grise la ligne dans le planning. |
| Non-présentation | Le client ne s’est pas présenté. | Remet toute la chaîne à zéro et grise la ligne. |
- Les étapes se franchissent dans l’ordre : l’étape suivante n’est proposée que si la précédente est validée.
- Un check-out sur une réservation avec un reste dû déclenche une demande de confirmation explicite.
- Un encadrant ou un membre du personnel peut pointer les étapes sans pouvoir modifier la réservation.
- En cas d’échec réseau, le message « La mise à jour du point de contrôle a échoué » invite à actualiser la liste : ne rebasculez pas l’interrupteur sans avoir rafraîchi.
6. Checklist du matériel
La checklist agrège, pour la journée affichée, tout le matériel à préparer. C’est le document à imprimer avant l’ouverture.
| Paramètre | Options | Conseil |
|---|---|---|
| Affichage par | Catégorie de matériel déclarée dans la Boutique. | Choisissez la catégorie qui correspond à l’organisation physique du local. |
| Détail par créneaux | Oui / Non | Oui pour des départs échelonnés ; Non pour un total de journée. |
| Inclure les extras | Oui / Non | Oui si les options consomment du matériel réel (bidons, combinaisons). |
| Export au format PDF | Oui / Non | Génère un document « Liste du matériel » partageable ou imprimable. |
Trois onglets permettent de basculer entre Tous, Ressources et Extras. Le bouton Gérer ouvre les paramètres d’affichage ci-dessus.
7. Séjours multi-jours
Lorsque le produit est configuré en Activité multi-jours, le planning ne raisonne plus en créneaux mais en séjours. Trois libellés apparaissent sur la journée affichée.
| Libellé | Signification | Action attendue |
|---|---|---|
| Arrivée | Le séjour commence ce jour. | Check-in, remise des clés, encaissement du solde. |
| Séjour | Journée intermédiaire. | Aucune action, la réservation reste en cours. |
| Départ | Le séjour se termine ce jour. | Check-out, contrôle du logement, remboursement éventuel. |
À la création, l’étape 2 devient Date du séjour : vous sélectionnez une date d’Arrivée puis une date de Départ. Une seule journée indisponible sur la période rend le séjour impossible. Le total est recalculé sur les nuits facturables, les extras marqués Calcul par nuit sont multipliés en conséquence et la taxe de séjour est ajoutée comme ligne de frais.